Capita spesso: un contratto firmato digitalmente tre anni fa viene tirato fuori per una causa, e il certificato del firmatario nel frattempo è scaduto. A quel punto, senza una marca temporale, dimostrare che la firma era valida nel momento in cui è stata apposta diventa un problema tutt’altro che teorico.
La marca temporale è un servizio che associa a un documento informatico una data e un’ora certe, opponibili a terzi, generate da un ente accreditato (TSA, Time Stamping Authority) e non modificabili. Abbinata alla firma digitale, “congela” il momento della sottoscrizione: anche se il certificato di firma scade, viene sospeso o revocato in seguito, il documento resta validamente firmato, perché è dimostrabile che al momento della firma il certificato era ancora valido.
Cosa cambia rispetto alla sola firma digitale
Una firma digitale, da sola, certifica due cose: che il documento non è stato alterato dopo la firma e che a firmarlo è stato chi possiede quel certificato. Non dice niente, però, su quando esattamente è avvenuta la sottoscrizione al di là del riferimento temporale del PC del firmatario, che non ha alcun valore legale opponibile — chiunque può modificare data e ora del proprio computer.
Qui si inserisce un problema che chi lavora con documenti informatici a lungo termine conosce bene. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (art. 24, comma 4-bis) stabilisce che un documento firmato digitalmente perde il valore di sottoscrizione se, al momento della firma, il certificato risultava scaduto, sospeso o revocato. Il punto delicato è un altro: come si fa a provare, mesi o anni dopo, che il certificato era ancora valido proprio in quell’istante? Senza un riferimento temporale opponibile, non lo si può dimostrare in modo certo — ed è esattamente il vuoto che la marca temporale colma.
Come funziona tecnicamente
Il meccanismo, semplificando, è questo: il software di firma calcola l’impronta digitale (hash) del documento già firmato e la invia a una TSA accreditata, che vi associa data e ora certe e restituisce un file firmato a sua volta dalla TSA stessa. Il risultato può essere un file separato con estensione .tsr, oppure — più spesso, nei flussi professionali — una marca incorporata direttamente nella busta crittografica del documento (.p7m), secondo gli standard ETSI che definiscono i livelli di firma B-T, B-LT e B-LTA, pensati proprio per estendere la validità della firma oltre la vita del certificato.
Un dettaglio che in pratica sfugge a molti: la marca temporale non certifica il contenuto del documento, ma solo la sua impronta in quel momento. Se il file viene anche di un solo byte modificato dopo la marcatura, l’impronta non corrisponde più e la marca risulta invalida rispetto a quel documento — è un controllo, non una garanzia di integrità nel senso in cui lo è la firma.
Le marche temporali, una volta emesse, restano archiviate dagli enti certificatori: il DPCM 22 febbraio 2013 (art. 53) impone alle TSA di conservarle per 20 anni, un orizzonte pensato apposta per coprire i tempi lunghi di contratti, contenziosi e obblighi di conservazione documentale.
Quando serve davvero (e quando è superfluo)
Non tutti i documenti firmati digitalmente hanno bisogno di una marca temporale, e qui molte guide online tendono a generalizzare troppo. La regola pratica è: più lungo è l’arco di tempo in cui il documento dovrà restare legalmente opponibile, più la marca diventa rilevante.
Ha senso marcare, quasi sempre: contratti pluriennali o a tempo indeterminato, atti che riguardano proprietà intellettuale e brevetti, verbali societari, documentazione di gare d’appalto, perizie e relazioni che potrebbero finire in un contenzioso a distanza di anni. In questi casi il costo della marca è irrisorio rispetto al rischio di non poter più dimostrare la data di sottoscrizione.
Ha senso meno spesso, o per nulla: le fatture elettroniche trasmesse tramite Sistema di Interscambio, perché il processo di trasmissione stesso genera un riferimento temporale opponibile quasi immediato, e documenti a vita brevissima che esauriscono la loro funzione in pochi giorni. Qui, però, bisogna fare un distinguo che spesso viene ignorato: se il documento firmato finisce dentro un sistema di conservazione digitale a norma, è il processo di conservazione stesso — non la marca sul singolo file — a fornire il riferimento temporale opponibile, tramite il pacchetto di versamento. In quel caso una marca temporale individuale può essere ridondante. Dipende dal sistema di conservazione adottato, e su questo le prassi tra fornitori non sono sempre allineate: vale la pena chiedere direttamente al proprio gestore documentale come viene trattato questo aspetto.
Quanto costa e come si acquista
Le marche temporali si comprano in pacchetti dai principali certificatori accreditati (Aruba, InfoCert, Namirial, tra gli altri), e il costo per singola marca scende parecchio all’aumentare del lotto. Indicativamente, a listino Aruba un pacchetto da 50 marche costa intorno ai 13,50 euro + IVA, uno da 150 marche circa 33 euro + IVA, uno da 500 marche circa 95 euro + IVA [FONTE: Aruba.it, listino ufficiale — verificare prezzi aggiornati, soggetti a variazioni e promozioni]. Chi firma digitalmente in modo occasionale può facilmente restare su pacchetti piccoli; chi gestisce grandi volumi di contrattualistica trova conveniente i lotti da centinaia di marche, che si consumano una alla volta man mano che vengono generate.
Errori che si vedono spesso nella pratica
Un errore ricorrente è marcare il documento troppo tardi, magari mesi dopo la firma: a quel punto, se nel frattempo il certificato è già scaduto, la marca da sola non basta più a sanare la situazione, perché non dimostra la validità del certificato al momento della sottoscrizione originaria. La marca va apposta contestualmente alla firma, o comunque prima della scadenza del certificato.
Un secondo problema che capita spesso è confondere la marca temporale con la PEC. La ricevuta di consegna di una PEC certifica che un messaggio è stato inviato e ricevuto in un certo momento, ma non certifica il contenuto del file firmato allegato con lo stesso livello di dettaglio crittografico di una marca temporale legata direttamente all’hash del documento. Sono due strumenti che possono coesistere, non uno che sostituisce l’altro.
Infine, capita di vedere aziende che marcano sistematicamente tutto, anche documenti che non ne avrebbero bisogno, per un eccesso di prudenza che si traduce in costi inutili nel tempo. Su questo non esiste una regola scritta da nessuna parte: è una valutazione di rischio che va fatta caso per caso, in base a quanto a lungo quel documento dovrà reggere in caso di contestazione.
Domande frequenti
La marca temporale sostituisce la firma digitale? No, sono due cose diverse e complementari. La firma digitale attesta chi ha sottoscritto e che il contenuto non è stato alterato; la marca temporale attesta quando è avvenuta la sottoscrizione, in modo opponibile a terzi.
Cosa succede se firmo un documento e non lo marco? Il documento resta valido finché il certificato di firma è attivo. Il problema si presenta solo se, in futuro, serve dimostrare che la firma è avvenuta mentre il certificato era ancora valido: senza marca, quella prova diventa difficile da fornire.
La marca temporale ha una scadenza? La marca in sé, una volta apposta, resta valida; sono le TSA a dover conservare traccia delle marche emesse per 20 anni secondo la normativa. Il documento marcato, però, va comunque conservato correttamente per restare leggibile e verificabile nel tempo.
Posso marcare un documento già firmato da tempo? Sì, tecnicamente si può marcare in qualsiasi momento, ma se il certificato di firma è nel frattempo scaduto la marca non risolve il problema della prova di validità al momento della sottoscrizione originaria. Conviene marcare subito dopo la firma, non a posteriori.
Chi rilascia le marche temporali in Italia? I certificatori accreditati presso AgID che offrono anche servizi di marcatura temporale, tra cui Aruba, InfoCert e Namirial. L’elenco aggiornato dei prestatori di servizi fiduciari qualificati è consultabile sul sito di AgID [FONTE: AgID, elenco prestatori di servizi fiduciari qualificati].
Per situazioni specifiche — un contenzioso in corso, un documento particolarmente delicato, un dubbio su come il proprio sistema di conservazione tratta il riferimento temporale — meglio non affidarsi a supposizioni e verificare con il proprio certificatore o con un consulente legale specializzato in documento informatico. È un ambito dove i dettagli procedurali contano quanto la sostanza.
Sources:
- Firma digitale, il problema della scadenza del certificato: le regole – Agenda Digitale
- Marche temporali nella gestione dei documenti informatici – InfoCert
- Marche Temporali – Listino | Aruba.it
- Firma Digitale – L’offerta Aruba | Pec.it
- Regolamento eIDAS 910/2014 – EUR-Lex
Giornalista e analista, scrive di economia italiana, innovazione e imprese. Appassionato di tecnologia e finanza, racconta il presente e il futuro delle aziende che fanno muovere il Paese.
