Se una fattura elettronica viene scartata dal Sistema di Interscambio (SdI), significa che il file non ha superato uno o più controlli effettuati automaticamente dal sistema. La fattura, quindi, non viene considerata correttamente emessa e deve essere corretta e trasmessa nuovamente.
La prima cosa da fare è evitare di inviare immediatamente una copia identica della fattura. Bisogna invece aprire la notifica o ricevuta di scarto, individuare il codice o la descrizione dell’errore, correggere il dato che ha causato il problema e procedere con un nuovo invio.
Nella maggior parte dei casi si tratta di errori risolvibili: dati fiscali non coerenti, formato del file non valido, duplicazioni oppure informazioni obbligatorie mancanti. La notifica dello SdI serve proprio a indicare quale controllo non è stato superato.
Cosa significa quando una fattura elettronica viene scartata
Il Sistema di Interscambio è l’infrastruttura attraverso la quale transitano le fatture elettroniche.
Quando riceve un file, lo SdI effettua una serie di controlli prima di inoltrarlo al destinatario. Se uno dei controlli previsti non viene superato, il sistema invia al soggetto trasmittente una notifica di scarto.
È importante distinguere lo scarto da altri messaggi che possono essere associati alla fatturazione elettronica.
Una fattura scartata non è semplicemente una fattura che il cliente non ha ricevuto: il file è stato bloccato durante i controlli dello SdI.
Di conseguenza, il primo obiettivo non deve essere verificare se il cliente ha ricevuto il documento, ma capire perché il Sistema di Interscambio non lo ha accettato.
Perché una fattura elettronica viene scartata
Le possibili cause sono numerose e dipendono dal codice restituito dal Sistema di Interscambio. Alcune situazioni sono però particolarmente frequenti.
Dati fiscali errati o non coerenti
Uno degli elementi da controllare è la correttezza dei dati inseriti nella fattura, per esempio:
- partita IVA;
- codice fiscale;
- dati del cedente o prestatore;
- dati del cliente;
- informazioni obbligatorie richieste dal formato della fattura elettronica.
Un semplice errore di digitazione può essere sufficiente a provocare uno scarto se il dato non supera i controlli dello SdI.
File XML non conforme
La fattura elettronica viene trasmessa attraverso un file strutturato secondo specifiche tecniche precise.
Se il software utilizzato genera un file non conforme allo schema previsto, oppure contiene campi compilati in maniera incompatibile con le specifiche tecniche, il Sistema di Interscambio può rifiutarlo.
In questi casi il problema può dipendere direttamente dai dati inseriti oppure dal programma utilizzato per creare la fattura.
Nome del file duplicato
Anche il nome del file può provocare problemi.
Il portale FatturaPA segnala, per esempio, che il codice errore 00002 riguarda un nome file duplicato: ogni file inviato al Sistema di Interscambio deve utilizzare un nome differente da quelli già trasmessi secondo le regole previste dal sistema.
Dati obbligatori mancanti
Lo scarto può verificarsi anche quando uno dei campi richiesti per quel particolare documento non è stato compilato.
In questo caso la notifica dello SdI dovrebbe permettere di individuare l’elemento che non ha superato il controllo.
Problemi relativi a fatture verso la Pubblica Amministrazione
Per le fatture destinate a una Pubblica Amministrazione possono entrare in gioco ulteriori informazioni specifiche, come quelle necessarie per identificare correttamente l’ufficio destinatario.
È quindi importante verificare con particolare attenzione i dati comunicati dall’amministrazione alla quale deve essere inviata la fattura.
Come risolvere una fattura elettronica scartata
La procedura da seguire può essere riassunta in alcuni passaggi abbastanza semplici.
1. Recupera la notifica di scarto
Il primo documento da controllare è la ricevuta o notifica restituita dal Sistema di Interscambio.
Il sistema comunica infatti al trasmittente che il file non ha superato i controlli e indica le informazioni utili a identificare il problema.
La notifica può essere disponibile all’interno del software di fatturazione utilizzato oppure attraverso il canale con cui è stata effettuata la trasmissione.
Non è necessario affidarsi a interpretazioni generiche: il codice di errore indicato dallo SdI è il punto di partenza corretto per capire cosa modificare.
2. Leggi il codice e la descrizione dell’errore
Una notifica di scarto contiene normalmente un’indicazione del controllo che non è stato superato.
Se utilizzi un gestionale o un servizio online, il programma potrebbe anche tradurre il codice tecnico in una spiegazione più comprensibile.
Conviene comunque controllare il messaggio originale dello SdI, soprattutto quando la spiegazione fornita dal software è poco chiara.
Per i codici meno comuni è possibile consultare la documentazione tecnica pubblicata sui siti ufficiali dell’Agenzia delle Entrate e di FatturaPA.
3. Correggi esclusivamente il dato che ha causato lo scarto
Una volta individuato il problema, apri la fattura nel programma utilizzato per crearla e modifica l’informazione errata.
Potrebbe essere necessario, per esempio:
- correggere una partita IVA o un codice fiscale;
- completare un campo obbligatorio;
- modificare un dato incompatibile con il formato previsto;
- generare nuovamente il file;
- risolvere un problema relativo al nome del file.
È preferibile non modificare inutilmente altri elementi della fattura se non sono collegati allo scarto.
4. Genera nuovamente il file
Dopo aver effettuato la correzione, il documento deve essere nuovamente predisposto nel formato richiesto per la fatturazione elettronica.
Se il problema era legato alla struttura del file e non ai dati inseriti manualmente, può essere utile verificare che il software di fatturazione sia aggiornato.
5. Invia nuovamente la fattura allo SdI
L’Agenzia delle Entrate specifica che, dopo lo scarto, occorre correggere l’errore e inviare nuovamente il file al Sistema di Interscambio.
Dopo il nuovo invio è importante controllare nuovamente l’esito della trasmissione e non limitarsi alla conferma che il software abbia inviato il file.
Quanto tempo c’è per correggere una fattura scartata?
È uno degli aspetti più delicati.
La documentazione dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che la ricevuta di scarto viene trasmessa entro i tempi previsti dai controlli dello SdI e che, in determinate condizioni, la correzione e il nuovo inoltro effettuati entro cinque giorni consentono di non compromettere la tempestività dell’emissione.
Proprio perché i termini fiscali possono dipendere dal tipo di operazione e dalla situazione concreta, quando una fattura viene scartata vicino a una scadenza è consigliabile intervenire immediatamente.
Se sono già trascorsi diversi giorni oppure esistono dubbi sulla corretta data di emissione da utilizzare, è prudente verificare la situazione con il proprio commercialista o consulente fiscale.
Cosa fare dopo il nuovo invio
La procedura non termina premendo il comando di invio nel proprio gestionale.
Dopo la nuova trasmissione occorre verificare che il Sistema di Interscambio abbia effettivamente elaborato il documento senza generare un altro scarto.
Se compare una seconda notifica di errore, bisogna controllare il nuovo codice restituito: potrebbe trattarsi dello stesso problema non corretto completamente oppure di un controllo differente emerso dopo la modifica.
Domande frequenti
Una fattura elettronica scartata è comunque valida?
No. Una fattura che non supera i controlli del Sistema di Interscambio e riceve una notifica di scarto non viene considerata correttamente emessa attraverso lo SdI.
Occorre correggerla e trasmetterla nuovamente.
Devo creare una fattura completamente nuova?
Non necessariamente. In linea generale bisogna correggere il problema che ha determinato lo scarto e predisporre nuovamente il file da trasmettere.
La gestione della numerazione e della data, soprattutto quando sono già trascorsi alcuni giorni, deve però essere valutata in relazione alla situazione concreta.
Posso inviare di nuovo lo stesso file senza modificarlo?
Se lo SdI lo ha scartato per un errore contenuto nel documento, reinviare semplicemente lo stesso file non risolve il problema.
Prima bisogna identificare la causa indicata nella notifica e correggerla.
Dove trovo il motivo dello scarto?
Il motivo è riportato nella notifica restituita dal Sistema di Interscambio. A seconda del servizio utilizzato, il messaggio può essere visualizzato direttamente dal software di fatturazione oppure attraverso il canale con cui è stato effettuato l’invio.
In conclusione
Una fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio richiede soprattutto tre operazioni: leggere la notifica, individuare l’errore e correggere il documento prima di trasmetterlo nuovamente.
Lo scarto non significa necessariamente che ci sia un problema grave: spesso dipende da un singolo dato non corretto o da un controllo tecnico non superato. È però importante intervenire rapidamente, soprattutto quando l’invio avviene vicino a una scadenza fiscale.
Poiché specifiche tecniche, controlli e servizi online possono essere aggiornati nel tempo, per i codici di errore e le procedure più delicate conviene verificare sempre la documentazione più recente disponibile sui siti ufficiali dell’Agenzia delle Entrate e di FatturaPA.
Giornalista e analista, scrive di economia italiana, innovazione e imprese. Appassionato di tecnologia e finanza, racconta il presente e il futuro delle aziende che fanno muovere il Paese.
