La fatturazione elettronica non richiede necessariamente l’acquisto di un programma a pagamento. Il costo dipende soprattutto da quante fatture si gestiscono, dal livello di automazione desiderato e dall’eventuale intervento del commercialista.
Fare la fatturazione elettronica può costare anche 0 euro, utilizzando gli strumenti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Chi preferisce un software dedicato può invece spendere, in base alle offerte verificate nel settembre 2026, da circa 24-30 euro più IVA all’anno per servizi essenziali fino a diverse centinaia di euro per gestionali più completi.
Si può fare la fatturazione elettronica gratis?
Sì. È questo il primo punto da chiarire, perché spesso chi apre una partita IVA dà per scontato di dover sottoscrivere immediatamente un abbonamento.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione il portale Fatture e Corrispettivi, attraverso il quale è possibile gestire servizi legati alle fatture elettroniche senza acquistare un gestionale commerciale. Lo stesso portale viene utilizzato anche per altri adempimenti connessi alla fatturazione, come la gestione dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche.
C’è anche un altro costo che può essere evitato: quello della conservazione digitale. L’Agenzia mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione; secondo la documentazione ufficiale, aderendo al servizio i file vengono conservati per 15 anni secondo quanto previsto dall’accordo di conservazione.
Quindi, se la domanda è semplicemente «devo pagare per poter emettere una fattura elettronica?», la risposta è no.
Il punto cambia quando si passa dalla possibilità tecnica alla comodità d’uso.
Quanto costa un programma per la fatturazione elettronica?
Non esiste una tariffa standard. Ogni fornitore costruisce i propri piani in modo diverso: alcuni fanno pagare un canone fisso, altri differenziano l’offerta in base al numero di fatture, alle funzioni disponibili o al tipo di attività.
Per avere un riferimento concreto, senza trasformarlo in un listino valido per tutto il mercato, si possono guardare alcuni prezzi pubblicamente disponibili al 21 settembre 2026.
Aruba indica per il proprio servizio di fatturazione elettronica un rinnovo di 29,90 euro più IVA all’anno, con 1 GB di spazio compreso. Sono disponibili separatamente moduli aggiuntivi per incassi e pagamenti, documenti, ordini elettronici e altre funzioni.
Tinexta InfoCert propone Legalinvoice GO, destinato ai forfettari, a 24 euro più IVA all’anno; altri piani indicati sul sito salgono a 50 e 86 euro più IVA all’anno, con caratteristiche e limiti differenti.
Fatture in Cloud utilizza invece una struttura più articolata. Al momento della verifica, il piano Standard è indicato a 144 euro più IVA l’anno, mentre i livelli con più funzioni salgono a 252, 348 e 612 euro più IVA l’anno. È presente anche un’offerta specifica per forfettari, indicata a 48 euro più IVA per il primo anno nelle condizioni pubblicate sul sito.
I prezzi promozionali possono cambiare, perciò prima dell’acquisto conviene guardare soprattutto il prezzo di rinnovo, non soltanto quello mostrato in grande nella pagina di vendita.
Gratis o a pagamento: dove sta davvero la differenza?
Per emettere poche fatture al mese, una soluzione gratuita può essere sufficiente. Se l’attività cresce, il costo di un software spesso viene sostenuto non tanto per poter spedire la fattura allo SdI, quanto per evitare lavoro manuale.
Un gestionale può, a seconda del prodotto e del piano scelto, raccogliere nello stesso ambiente fatture emesse e ricevute, anagrafiche, preventivi, note di credito, scadenze, pagamenti e altri documenti amministrativi.
È qui che spesso nasce un’aspettativa sbagliata: confrontare due programmi solo in base al prezzo annuale.
Un servizio da 30 euro e uno da 150 euro possono entrambi «fare fatture elettroniche», ma non necessariamente fanno le stesse cose. Per una partita IVA che produce dieci documenti al mese cambia poco avere decine di automazioni; per un’attività con molti clienti, fatture ricorrenti e pagamenti da controllare, invece, qualche passaggio manuale in meno può pesare più del canone.
Quali costi bisogna considerare oltre all’abbonamento?
Il prezzo scritto sulla pagina del software non sempre coincide con il costo finale della gestione.
Prima di scegliere conviene verificare almeno questi aspetti:
- numero massimo di fatture comprese;
- conservazione digitale inclusa o separata;
- numero di utenti utilizzabili;
- gestione di più aziende o partite IVA;
- eventuali moduli per preventivi, DDT, magazzino e pagamenti;
- esportazione dei dati verso il commercialista;
- costo al rinnovo dopo una promozione;
- eventuali limiti di spazio o costi amministrativi aggiuntivi.
Un esempio concreto: Aruba indica separatamente alcuni moduli opzionali e prevede costi aggiuntivi per spazio di conservazione supplementare e utenti oltre quelli inclusi. Fatture in Cloud specifica invece anche piccoli costi di gestione amministrativa legati alla modalità di pagamento dell’abbonamento.
Sono dettagli facili da ignorare quando si guarda soltanto il prezzo mensile evidenziato nella pagina commerciale.
Quanto costa la fatturazione elettronica con il commercialista?
Qui non esiste una cifra valida per tutti.
Il commercialista può includere la gestione delle fatture nel compenso ordinario, proporre un proprio portale ai clienti oppure chiedere un importo separato. Dipende dallo studio, dal numero di documenti, dal regime fiscale e dai servizi compresi nell’incarico.
Bisogna anche distinguere due attività diverse.
Un conto è utilizzare un software fornito o suggerito dallo studio e compilare personalmente le fatture. Un altro è affidare allo studio anche attività operative ulteriori. Nel secondo caso il costo non è quello della «fatturazione elettronica» in senso stretto, ma quello del servizio professionale.
Per capire quanto si sta realmente pagando conviene quindi chiedere se nel compenso sono compresi software, ricezione delle fatture, conservazione, registrazione dei documenti e assistenza.
Il Sistema di Interscambio si paga?
No. Lo SdI, Sistema di Interscambio, è l’infrastruttura attraverso cui transitano le fatture elettroniche previste dal sistema fiscale italiano: non applica un prezzo per ogni fattura inviata.
Il costo eventualmente sostenuto deriva dal software o dal servizio scelto per preparare, trasmettere, ricevere e organizzare i documenti.
Questa distinzione evita un equivoco piuttosto comune: un fornitore può limitare il numero di documenti compresi in un determinato piano commerciale, ma quel limite appartiene all’offerta del fornitore, non significa che lo Stato faccia pagare ogni passaggio attraverso lo SdI.
La conservazione delle fatture elettroniche si paga?
Non necessariamente.
Come già visto, l’Agenzia delle Entrate offre gratuitamente un servizio di conservazione delle fatture elettroniche previa adesione. La documentazione dell’Agenzia specifica che, aderendo al servizio, i file vengono conservati per 15 anni.
Molti programmi commerciali includono a loro volta la conservazione oppure la vendono come servizio associato.
Qui bisogna prestare attenzione a una distinzione pratica: consultare una fattura e conservarla a norma non sono la stessa cosa. Il fatto che un documento sia ancora visibile o scaricabile da un programma non basta, da solo, per stabilire che quel servizio stia effettuando la conservazione prevista.
Prima di migrare da una piattaforma a un’altra è quindi opportuno controllare che cosa succede ai documenti già conservati e quali funzioni rimangono accessibili dopo la cessazione dell’abbonamento.
Quanto può spendere in pratica una piccola partita IVA?
Per un professionista o un forfettario che emette pochi documenti, gli scenari realistici sono molto diversi.
Chi è disposto a gestire manualmente le operazioni può partire da 0 euro per il servizio di fatturazione, utilizzando gli strumenti gratuiti dell’Agenzia.
Con un programma commerciale essenziale, alcuni servizi verificati nel settembre 2026 partono da circa 24-30 euro più IVA l’anno.
Un gestionale con più strumenti amministrativi può superare facilmente i 100-200 euro l’anno e arrivare più in alto quando entrano in gioco magazzino, collaboratori, automazioni o gestione più strutturata dell’attività. Ad esempio, i piani pubblicati da Fatture in Cloud vanno da 144 euro più IVA l’anno per lo Standard fino a 612 euro per il Complete.
Non significa che il piano più costoso sia necessario. Per chi produce poche fatture sarebbe spesso sovradimensionato.
Conviene pagare un software di fatturazione elettronica?
Dipende soprattutto da quante operazioni si fanno e da che cosa si vuole automatizzare.
Per cinque o dieci fatture semplici al mese, senza magazzino e senza una gestione complessa di incassi e documenti, partire dal servizio gratuito è una scelta possibile. Se invece bisogna recuperare continuamente dati dei clienti, preparare preventivi, trasformarli in fatture, controllare scadenze e condividere documenti con il commercialista, un programma dedicato può ridurre parecchi passaggi.
Nella pratica il problema nasce spesso dopo, non al momento dell’acquisto: si sceglie il prodotto più economico e qualche mese più tardi si scopre che manca proprio la funzione necessaria, oppure si paga un gestionale completo usando soltanto la schermata per creare le fatture.
Prima del prezzo viene quindi una domanda molto semplice: che cosa devo fare, oltre a emettere la fattura?
Domande frequenti
Quanto costa fare una fattura elettronica?
Non esiste necessariamente un costo per singola fattura. Utilizzando i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate si può gestire la fatturazione senza acquistare un software. I programmi commerciali possono invece prevedere un canone annuale o limiti legati al piano sottoscritto.
Esiste un programma gratuito per la fatturazione elettronica?
Sì. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione servizi tramite il portale Fatture e Corrispettivi. È una soluzione utilizzabile senza acquistare un abbonamento commerciale; può risultare meno comoda di un gestionale dedicato quando aumentano clienti, documenti e operazioni amministrative.
Quanto costa la fatturazione elettronica per un forfettario?
Può costare zero usando gli strumenti gratuiti dell’Agenzia. Tra le offerte commerciali verificate nel settembre 2026 esistono anche prodotti specifici per forfettari: per esempio Legalinvoice GO è indicato a 24 euro più IVA l’anno, mentre prezzi e promozioni possono variare nel tempo.
Bisogna pagare anche per conservare le fatture elettroniche?
Non obbligatoriamente. L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione previa adesione; la documentazione ufficiale indica una conservazione per 15 anni. I provider privati possono includerla nel canone oppure prevedere condizioni e limiti propri.
Serve per forza un software privato?
No. Un software privato è una scelta operativa, non l’unico modo per gestire la fatturazione elettronica. Diventa interessante soprattutto quando servono funzioni aggiuntive, automazioni, gestione di incassi, preventivi, documenti o una collaborazione più semplice con lo studio contabile.
Conclusione
Per chi emette poche fatture, la prima domanda non dovrebbe essere «qual è il programma più economico?», ma se un programma a pagamento serva davvero. Se invece l’attività produce molti documenti, confrontare solo il canone può essere fuorviante: limiti, rinnovi, conservazione e funzioni escluse incidono spesso più di qualche euro di differenza iniziale.
Giornalista e analista, scrive di economia italiana, innovazione e imprese. Appassionato di tecnologia e finanza, racconta il presente e il futuro delle aziende che fanno muovere il Paese.
