Fatturazione elettronica: guida 2026 e software Wolters Kluwer

byDomenico De Rosa

Fatturazione elettronica: guida agli obblighi 2026 e alle soluzioni Wolters Kluwer

Chi ha una partita IVA, che sia un libero professionista, un forfettario o un’azienda strutturata, prima o poi si scontra con un dubbio molto pratico: quando è davvero obbligatoria la fatturazione elettronica, come funziona l’invio tramite il Sistema di Interscambio e cosa succede se qualcosa va storto.

La fatturazione elettronica consiste nell’emissione di fatture in formato XML, trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Dal 2019 è obbligatoria per la generalità delle operazioni tra soggetti passivi IVA residenti in Italia, e dal 1° gennaio 2024 l’obbligo copre anche tutti i contribuenti in regime forfettario, senza più soglie di fatturato che esentino qualcuno.

Come funziona il Sistema di Interscambio

Lo SdI è il canale attraverso cui transitano tutte le fatture elettroniche: il software di fatturazione genera il file XML secondo il tracciato FatturaPA, lo SdI lo controlla formalmente e lo recapita al destinatario tramite un codice destinatario a sette cifre oppure tramite PEC. Se il controllo va a buon fine la fattura risulta emessa; se qualcosa non torna (partita IVA inesistente, codice destinatario errato, campi obbligatori mancanti) il file viene scartato e va corretto.

Proprio lo scarto è uno dei punti dove nella pratica si generano più equivoci. Una fattura scartata non risulta emessa: va corretta e ritrasmessa. La Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 13/E del 2 luglio 2018 indica come modalità preferibile la ritrasmissione entro 5 giorni dalla notifica dello scarto, mantenendo lo stesso numero e la stessa data del documento originario, così da restare nei termini di emissione previsti dalla norma. Chi lascia passare più tempo rischia di uscire da quella finestra e di trovarsi, di fatto, con una fattura tardiva.

Chi è obbligato alla fatturazione elettronica nel 2026

L’obbligo riguarda oggi la quasi totalità dei soggetti IVA. La platea si è allargata in più fasi:

  • dal 1° gennaio 2019 l’obbligo è diventato generalizzato per le operazioni B2B e B2C tra soggetti residenti o stabiliti in Italia;
  • dal 1° luglio 2022 (decreto-legge 36/2022) è scattato per i forfettari con ricavi o compensi superiori a 25.000 euro nell’anno precedente;
  • dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è stato esteso a tutti i contribuenti in regime forfettario e nel regime di vantaggio, indipendentemente dal fatturato.

Restano alcune eccezioni residuali, la più nota delle quali riguarda gli operatori sanitari tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria: per le prestazioni rese a persone fisiche continuano a emettere la fattura in formato analogico o comunque fuori SdI, per ragioni di tutela dei dati sanitari. È un’area dove le regole hanno subito modifiche negli anni, quindi in caso di dubbio su un caso specifico vale la pena verificare la posizione aggiornata sul sito dell’Agenzia delle Entrate o con il proprio commercialista.

Termini di emissione e conservazione

La fattura elettronica va trasmessa allo SdI entro 12 giorni dal momento di effettuazione dell’operazione, per le fatture immediate. Per le fatture differite (ad esempio quelle riepilogative legate a più DDT, o le prestazioni di servizi individuabili tramite idonea documentazione) il termine è il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Una volta emessa, la fattura elettronica va conservata a norma per dieci anni, tramite un sistema di conservazione sostitutiva conforme al DMEF 17 giugno 2014. Nella pratica il problema nasce spesso quando ci si affida solo all’archivio dello SdI: l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di conservazione gratuito, ma va attivato esplicitamente, non è automatico. Chi non lo attiva e non usa un servizio di conservazione alternativo (spesso integrato nel software di fatturazione) rischia di non avere un archivio a norma in caso di controllo.

Sanzioni per omessa o tardiva fatturazione

Dal 1° settembre 2024, con la riforma del sistema sanzionatorio tributario (D.Lgs. 87/2024), le sanzioni previste dall’articolo 6 del D.Lgs. 471/1997 sono state riviste al ribasso rispetto al passato. Per le violazioni che incidono sulla corretta liquidazione dell’imposta, la sanzione è pari al 70% dell’imposta relativa all’imponibile non documentato, con un minimo di 500 euro. Quando la violazione è meramente formale, cioè non ha inciso sulla liquidazione IVA, la sanzione è fissa e va da 250 a 2.000 euro.

In entrambi i casi è possibile ridurre l’importo tramite ravvedimento operoso, con percentuali che dipendono da quanto tempo è passato dalla violazione: la riduzione è più consistente nei primi 14 giorni e diminuisce progressivamente man mano che ci si avvicina, e poi si supera, il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa all’anno della violazione. Le percentuali esatte applicabili al singolo caso dipendono dalla tempistica e vanno verificate con il proprio consulente fiscale, perché piccole differenze di giorni cambiano l’importo dovuto.

Errori ricorrenti nella gestione quotidiana

Al di là della teoria, ci sono alcuni inceppi che si ripresentano con una certa regolarità in chi gestisce la fatturazione elettronica senza un software adeguato o senza una routine consolidata: codice destinatario o PEC del cliente non aggiornati, che causano scarti a catena; numerazione delle fatture non progressiva o con salti, spesso dovuta all’uso in parallelo di più strumenti; fatture di acquisto ricevute via SdI ma non scaricate né registrate in tempo utile per la liquidazione IVA del periodo; conservazione sostitutiva mai attivata, scoperta solo al momento di un controllo. Sono tutti problemi facilmente evitabili con un minimo di disciplina operativa, ma nella pratica sono anche la causa più frequente di sanzioni formali, non di frodi o di reale evasione.

Le soluzioni Wolters Kluwer per la fatturazione elettronica

Wolters Kluwer propone due linee di prodotto pensate per platee diverse.

Fattura Smart si rivolge principalmente a liberi professionisti, studi e forfettari: gestisce l’emissione delle fatture verso lo SdI in formato XML, acquisisce automaticamente le fatture di acquisto ricevute e le rende consultabili in formato leggibile, e offre un cruscotto per monitorare incassi, pagamenti e scadenze, anche da mobile. Non impone limiti sul numero di fatture, documenti di trasporto, preventivi, clienti o utenti gestibili.

Arca Evolution è invece un gestionale ERP pensato per aziende e PMI, con un modulo dedicato alla fatturazione elettronica attiva e passiva integrato nel resto del flusso amministrativo e contabile, così da evitare la duplicazione dei dati tra fatturazione, magazzino e contabilità.

Le funzionalità specifiche disponibili, i costi e le modalità di conservazione sostitutiva offerta variano in base al piano e alla versione del software: per un confronto puntuale conviene consultare la scheda prodotto aggiornata o parlare direttamente con un consulente Wolters Kluwer, soprattutto se l’azienda ha esigenze di integrazione con gestionali già in uso.

Domande frequenti

Quanto tempo ho per emettere una fattura elettronica?
Dodici giorni dal momento dell’operazione per le fatture immediate, entro il 15 del mese successivo per quelle differite collegate a DDT o a prestazioni di servizi documentabili. Superare questi termini espone a sanzioni per tardiva fatturazione.

I forfettari devono fare la fattura elettronica nel 2026?
Sì, tutti, senza eccezioni legate al fatturato. L’obbligo è diventato universale per il regime forfettario e per il regime di vantaggio dal 1° gennaio 2024, dopo una fase transitoria iniziata a luglio 2022.

Cosa succede se la fattura viene scartata dallo SdI?
Non risulta emessa. Va corretta e ritrasmessa, preferibilmente entro 5 giorni dallo scarto mantenendo numero e data originari, come indicato dalla Circolare 13/E/2018, per restare nei termini di legge.

Quanto costano le sanzioni per una fattura tardiva?
Se la violazione incide sulla liquidazione IVA, il 70% dell’imposta non documentata, minimo 500 euro; se è solo formale, una sanzione fissa da 250 a 2.000 euro. Il ravvedimento operoso riduce l’importo in base ai giorni trascorsi.

Per quanto tempo va conservata la fattura elettronica?
Dieci anni, tramite un sistema di conservazione sostitutiva a norma. Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate non è automatico: va attivato esplicitamente, oppure va usato un servizio di conservazione integrato nel proprio software.

In chiusura

Chi cambia software di fatturazione a metà anno dovrebbe verificare per tempo come viene gestita la numerazione delle fatture e la migrazione dell’archivio di conservazione, perché è uno dei passaggi dove più facilmente si perde la continuità dei dati. Vale la pena farsene dare conferma esplicita dal fornitore prima del passaggio, non a cambio avvenuto.

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