Capire chi deve emettere la fattura elettronica sembra semplice finché non entrano in gioco forfettari, clienti privati, prestazioni sanitarie o operazioni con l’estero. Ed è proprio lì che si commettono gli errori più frequenti.
Nel 2026 la fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio (SdI) riguarda, come regola generale, i soggetti IVA residenti o stabiliti in Italia che devono emettere fattura. L’obbligo comprende imprese, professionisti e contribuenti forfettari, sia nei rapporti tra operatori economici sia nelle fatture verso consumatori finali. Restano alcune eccezioni specifiche, soprattutto nel settore sanitario.
Chi deve emettere la fattura elettronica
La norma di riferimento è l’articolo 1 del decreto legislativo 127/2015. Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, quando è prevista l’emissione della fattura questa deve essere prodotta in formato elettronico e transitare attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Il punto da tenere presente è proprio questo: obbligo di fatturazione elettronica non significa obbligo di emettere una fattura per qualsiasi incasso. Prima si verifica se, per quell’operazione, deve essere emessa fattura; poi si stabilisce con quale modalità deve essere prodotta.
Rientrano normalmente nell’obbligo:
- imprese individuali;
- società di persone e società di capitali;
- artigiani e commercianti;
- liberi professionisti;
- lavoratori autonomi titolari di partita IVA;
- contribuenti in regime forfettario;
- contribuenti che applicano il vecchio regime di vantaggio, dove ancora presente;
- enti che svolgono attività rilevanti ai fini IVA, per le operazioni soggette a fatturazione.
La fattura deve essere trasmessa allo SdI nel formato previsto. Inviare semplicemente al cliente un PDF tramite e-mail non equivale, fiscalmente, a emettere una fattura elettronica.
È un errore che nella pratica si incontra ancora: il PDF viene chiamato “fattura elettronica”, mentre è soltanto una rappresentazione leggibile del documento. Il documento fiscalmente rilevante è quello strutturato trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio.
I forfettari devono fare la fattura elettronica?
Sì. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo riguarda anche tutti i contribuenti in regime forfettario, senza la precedente esclusione collegata alla soglia dei 25.000 euro.
La transizione era avvenuta in due tempi. Dal 1° luglio 2022 erano entrati nell’obbligo i soggetti precedentemente esclusi che nell’anno precedente avevano superato 25.000 euro di ricavi o compensi. L’esenzione temporanea per quelli sotto tale soglia è terminata il 31 dicembre 2023. Dal 2024, quindi, quel limite non serve più per stabilire se un forfettario deve utilizzare la fattura elettronica.
Qui sopravvive una certa confusione perché online si trovano ancora guide costruite sul vecchio limite dei 25.000 euro. Nel 2026, per un normale professionista o imprenditore forfettario, ragionare su quella soglia porta alla risposta sbagliata.
Il regime forfettario resta naturalmente particolare sotto altri aspetti fiscali — per esempio per l’applicazione dell’IVA — ma non costituisce più, da solo, un’esenzione dalla fatturazione elettronica.
La fattura elettronica è obbligatoria anche verso i privati?
Sì. Il fatto che il cliente non abbia partita IVA non elimina l’obbligo.
Quando un’impresa o un professionista tenuto alla fatturazione elettronica emette una fattura nei confronti di un consumatore finale, anche quella fattura deve essere inviata allo SdI. L’Agenzia delle Entrate lo chiarisce espressamente: l’obbligo riguarda sia le operazioni B2B, tra operatori IVA, sia quelle B2C, cioè da un operatore IVA verso un consumatore finale.
Al privato può essere consegnata una copia della fattura in formato cartaceo o digitale leggibile. Non bisogna però confondere la copia destinata al cliente con il documento elettronico trasmesso al Sistema di Interscambio.
Un esempio semplice: un professionista emette una fattura da 500 euro a una persona fisica che non svolge alcuna attività professionale. Il cliente può ricevere il suo PDF, ma il professionista deve comunque gestire la fattura secondo le regole elettroniche previste per lo SdI, salvo che ricada in una specifica eccezione prevista dalla legge.
Professionisti: chi rientra nell’obbligo
Avvocati, consulenti, ingegneri, architetti, commercialisti, grafici, sviluppatori, consulenti informatici e, più in generale, professionisti titolari di partita IVA sono soggetti alla fatturazione elettronica quando devono emettere fattura.
Non cambia nulla se lavorano prevalentemente con aziende oppure con privati. E non fa differenza, ai fini dell’obbligo dello SdI, essere in regime ordinario o forfettario.
L’eccezione che richiede maggiore attenzione riguarda alcune prestazioni sanitarie rese alle persone fisiche. Qui la regola cambia.
Prestazioni sanitarie: quando la fattura elettronica non va emessa
Questo è probabilmente il caso limite che genera più dubbi.
Per determinate prestazioni sanitarie effettuate nei confronti delle persone fisiche opera un divieto di emissione della fattura elettronica tramite SdI. La misura, nata anche per tutelare i dati sanitari degli interessati, era stata prorogata per diversi anni.
Dal 2025 il quadro è cambiato in modo sostanziale. L’articolo 2 del decreto legislativo 12 giugno 2025, n. 81 ha eliminato dal testo dell’articolo 10-bis del decreto-legge 119/2018 l’elenco degli anni di applicazione del divieto. In sostanza, la disposizione non è più costruita come una deroga da prorogare anno dopo anno.
Per i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria, il divieto riguarda le fatture relative alle prestazioni i cui dati devono essere trasmessi al Sistema TS.
La distinzione cliente privato/cliente soggetto IVA e la natura effettiva della prestazione diventano quindi decisive. Un medico, un odontoiatra o un altro operatore sanitario non dovrebbe partire dalla semplice domanda “sono obbligato alla fattura elettronica?”, ma verificare a chi sta fatturando e che prestazione sta documentando.
È uno di quei casi nei quali impostare tutto il gestionale con una sola regola automatica può creare problemi. Prestazione sanitaria resa alla persona fisica e consulenza resa, per esempio, a una società non sono necessariamente trattate allo stesso modo.
Chi lavora con la Pubblica Amministrazione
Per le fatture rivolte alle Pubbliche Amministrazioni la fatturazione elettronica è obbligatoria da prima dell’introduzione generalizzata dell’e-fattura tra privati.
Il documento passa attraverso il Sistema di Interscambio secondo le regole previste per la FatturaPA. L’Agenzia delle Entrate segnala espressamente che, pur utilizzando lo stesso Sistema di Interscambio, per le fatture verso le amministrazioni pubbliche continuano a valere le specifiche regole previste per la fatturazione verso la PA.
Per chi lavora sia con clienti privati sia con enti pubblici, il gestionale deve quindi essere configurato correttamente per distinguere i due flussi.
E per le operazioni con clienti o fornitori esteri?
Qui la frase “tutti devono fare fattura elettronica” rischia di essere troppo grossolana.
L’obbligo previsto dall’articolo 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 riguarda direttamente le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Un soggetto estero semplicemente identificato ai fini IVA in Italia non equivale, sotto questo profilo, a un soggetto stabilito nel territorio italiano.
Le operazioni con soggetti non stabiliti hanno comunque obblighi telematici propri. I soggetti passivi IVA residenti o stabiliti in Italia devono trasmettere all’Agenzia delle Entrate i dati delle operazioni effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti, fatte salve le eccezioni previste; l’invio della fattura elettronica attraverso SdI può, nei casi previsti, assolvere anche tale comunicazione.
È un terreno sul quale conviene evitare automatismi. Identificazione IVA, stabile organizzazione, territorialità dell’operazione e tipo di controparte possono cambiare il trattamento concreto.
Avere una partita IVA significa dover emettere sempre fattura?
No. Ed è una distinzione meno banale di quanto sembri.
Una partita IVA può essere soggetta all’obbligo di fatturazione elettronica senza essere tenuta a emettere una fattura per ogni singola operazione. Esistono attività nelle quali, in determinate condizioni, l’operazione viene documentata attraverso il documento commerciale e la fattura viene emessa soltanto quando richiesta o nei casi stabiliti dalla normativa.
La domanda corretta, quindi, è doppia: questa operazione richiede una fattura? E, se sì, questa fattura deve transitare dallo SdI?
Saltare il primo passaggio genera parecchia confusione, specialmente nel commercio al dettaglio e nelle attività che lavorano prevalentemente con consumatori finali.
Chi non è soggetto alla fatturazione elettronica
Non sono i consumatori finali a “emettere” fattura elettronica: la ricevono dall’operatore economico quando l’operazione deve essere fatturata.
Non rientra automaticamente nell’obbligo neppure una persona che svolge una prestazione realmente occasionale senza partita IVA. Qui, però, bisogna stare attenti a non usare l’etichetta “occasionale” per attività che per modalità, continuità e organizzazione richiederebbero invece l’apertura della partita IVA. È un problema diverso dalla fatturazione elettronica, ma nella pratica i due temi finiscono spesso per sovrapporsi.
Sono poi previste deroghe o discipline particolari per specifiche operazioni, come nel settore sanitario, e regole differenti possono interessare soggetti non stabiliti in Italia.
Per questo un elenco secco degli “esonerati” rischia di essere meno utile di quanto sembri: in alcuni casi non è il soggetto in assoluto a essere escluso, ma una determinata operazione.
Fattura elettronica: il controllo da fare prima di emetterla
Quando il caso non è quello standard di un’impresa o professionista italiano che fattura a un’altra impresa italiana, conviene controllare almeno quattro elementi: posizione IVA del soggetto che emette, natura dell’operazione, tipo di cliente e luogo di stabilimento della controparte.
Nella pratica, il punto che molti sottovalutano è quest’ultimo. “Ha una partita IVA italiana” e “è stabilito in Italia” non sono espressioni equivalenti. Un operatore estero può essere identificato ai fini IVA nel nostro Paese senza diventare, per questo, un soggetto stabilito in Italia. L’Agenzia delle Entrate ha affrontato espressamente questa distinzione.
Quando invece abbiamo una normale attività italiana che vende o presta servizi a clienti italiani, il quadro è molto più netto: la fattura, se deve essere emessa, è elettronica e passa dallo SdI, salvo una deroga espressamente prevista.
Domande frequenti
Un forfettario sotto i 25.000 euro deve fare fattura elettronica?
Sì. La vecchia esenzione per i forfettari con ricavi o compensi non superiori a 25.000 euro è terminata il 31 dicembre 2023. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica riguarda anche questi contribuenti, indipendentemente da quella soglia.
Devo fare fattura elettronica se il cliente è un privato?
Sì, quando l’operazione deve essere fatturata e non rientra in una specifica deroga. Le fatture B2C devono essere trasmesse allo SdI come quelle tra imprese o professionisti. Al consumatore può essere consegnata anche una copia leggibile del documento.
Un medico deve emettere fattura elettronica al paziente?
Per le prestazioni sanitarie verso persone fisiche interessate dalla disciplina specifica opera il divieto di emissione tramite SdI. Dal D.Lgs. 81/2025 la norma non è più limitata a una serie di singoli periodi d’imposta. Il caso concreto va però verificato in base alla prestazione e al destinatario.
Un soggetto estero con partita IVA italiana deve usare lo SdI?
Non necessariamente. Essere identificati ai fini IVA in Italia non significa essere stabiliti in Italia. Per i soggetti non stabiliti si applicano regole specifiche e occorre distinguere identificazione IVA, stabile organizzazione e caratteristiche dell’operazione.
Il PDF inviato per e-mail è una fattura elettronica?
No. Un PDF inviato direttamente al cliente non sostituisce la fattura elettronica prevista dalla normativa. Quando opera l’obbligo, il documento deve essere generato nel formato previsto e trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio.
Un’ultima verifica evita molti errori
Oggi il dubbio raramente riguarda il professionista o l’impresa italiana “standard”: per questi soggetti l’obbligo è ormai la normalità. I problemi nascono nei casi di confine, soprattutto sanità ed estero.
Prima di trattare una fattura come esclusa dallo SdI conviene quindi verificare la disciplina aggiornata sul portale dell’Agenzia delle Entrate Fatturazione elettronica – Agenzia delle Entrate e, quando la situazione ha effetti fiscali rilevanti, confrontarsi con il proprio commercialista.
Giornalista e analista, scrive di economia italiana, innovazione e imprese. Appassionato di tecnologia e finanza, racconta il presente e il futuro delle aziende che fanno muovere il Paese.
