Fattura elettronica: quanti giorni hai per inviarla

Hai chiuso una fornitura tre giorni fa e la fattura è ancora nella bozza. Ti stai chiedendo se sei già fuori tempo o se hai ancora margine. È la domanda che arriva più spesso, di solito il giorno prima della scadenza.

La fattura elettronica immediata va trasmessa al Sistema di Interscambio entro 12 giorni dal momento in cui l’operazione si considera effettuata — non da quando la compili. Per i beni è la consegna o spedizione, per i servizi è il pagamento. La fattura differita, invece, ha tempo fino al 15 del mese successivo a quello dell’operazione.

I 12 giorni non partono da quando apri il gestionale

Qui casca la maggior parte di chi lavora senza commercialista sotto mano. Il conto alla rovescia non parte dal giorno in cui ti siedi a fare la fattura, ma dal giorno di effettuazione dell’operazione secondo l’art. 6 del DPR 633/72: per una cessione di beni è la consegna o la spedizione, per una prestazione di servizi è il momento del pagamento (o, se anticipi tu l’emissione, quel giorno stesso).

Facciamo un esempio concreto. Consegni la merce il 28 settembre 2026: hai tempo fino al 10 ottobre per trasmettere la fattura al SdI, non fino al 28 ottobre. Puoi anche datarla e inviarla lo stesso giorno dell’operazione — è la prassi più diffusa, e resta la scelta più sicura perché elimina qualunque calcolo — ma la legge ti concede quella finestra di dodici giorni proprio per gestire i casi in cui la fattura immediata non è pratica da emettere il giorno stesso.

Un dettaglio che si sottovaluta spesso: se incassi un acconto prima della consegna, quell’incasso genera già un obbligo di fatturazione autonomo, con il suo proprio termine di 12 giorni. Non puoi accorpare tutto alla fattura finale.

Fattura differita: quando puoi permetterti di aspettare fino al 15

La fattura differita, prevista dall’art. 21 comma 4 lettera a) del DPR 633/72, esiste per chi fa consegne frequenti allo stesso cliente e non vuole emettere una fattura per ogni bolla. Puoi cumulare in un unico documento tutte le cessioni di beni accompagnate da DDT (o documento equivalente) effettuate nello stesso mese solare verso lo stesso destinatario, e inviare tutto entro il 15 del mese successivo.

Per i servizi la logica è simile ma richiede più attenzione: serve “idonea documentazione” che provi la data dell’operazione — un contratto, una nota d’ordine, una corrispondenza — non basta deciderlo a fine mese. Nella pratica capita spesso che qualcuno tenti di trattare come differite prestazioni di consulenza o servizi occasionali senza avere alle spalle nessun documento che ne certifichi la data: in caso di controllo, quella fattura torna a essere trattata come immediata e quindi potenzialmente tardiva.

La data che metti in fattura può essere l’ultimo giorno del mese oppure la data di una qualsiasi delle operazioni che stai riepilogando — su questo punto specifico le prassi dei diversi software di fatturazione non sono sempre allineate, quindi vale la pena controllare come si comporta il proprio gestionale prima di affidarsi automaticamente alla differita.

Cosa succede se il SdI scarta la fattura

Questo è il caso che genera più ansia, perché sembra un imprevisto fuori dal tuo controllo — e in parte lo è. Se il Sistema di Interscambio scarta il file per un errore formale (partita IVA sbagliata, codice destinatario non valido, formato non conforme), quella fattura è considerata come mai emessa, non come inviata in ritardo.

Hai 5 giorni di calendario dalla ricezione della ricevuta di scarto per correggere l’errore e ritrasmettere il file, mantenendo lo stesso numero e la stessa data del documento originale. Se rispetti questa finestra, la fattura resta valida a tutti gli effetti come se fosse stata accettata al primo invio, anche se questo ti porta materialmente oltre il termine dei 12 giorni originari. È uno dei pochi casi in cui superare la scadenza “sulla carta” non genera automaticamente una sanzione.

Il problema, per esperienza diretta, non è quasi mai lo scarto in sé: è non accorgersi che è arrivato. Molti gestionali notificano lo scarto via email o dentro un pannello che nessuno controlla nel weekend, e i 5 giorni scadono in silenzio. Vale la regola pratica più banale ma più efficace: controllare l’esito di ogni invio entro 24-48 ore, non a fine mese in blocco.

Le sanzioni se sfori i termini

Dal 1° settembre 2024 il quadro sanzionatorio è cambiato con il D.Lgs. 87/2024, e le percentuali sono più basse di quelle che probabilmente ricordi se lavori nel settore da qualche anno.

Per una fattura omessa o emessa tardivamente che incide sulla liquidazione dell’IVA, la sanzione è pari al 70% dell’imposta relativa all’operazione non documentata correttamente, con un minimo di 300 euro per violazione (prima della riforma si andava dal 90% al 180%, minimo 500 euro). Se l’operazione è esente, non imponibile o in reverse charge, la sanzione scende al 5% dei corrispettivi non documentati, sempre con minimo 300 euro. Le violazioni puramente formali — quelle che non incidono né sulla liquidazione dell’imposta né ostacolano l’attività di controllo — restano un caso a parte, e qui le fonti professionali non sono del tutto allineate su quando scatti l’esenzione e quando invece resti applicabile la fascia 250-2.000 euro: su questo specifico punto conviene una verifica diretta con il proprio commercialista, perché dipende dai fatti del caso concreto.

Puoi ridurre la sanzione con il ravvedimento operoso, e la logica è quella di sempre: prima ti accorgi dell’errore e lo sani spontaneamente, minore è la riduzione applicata alla sanzione piena — le frazioni classiche vanno da un nono fino a un sesto a seconda di quanto tempo è passato rispetto alle scadenze dichiarative. Il calcolo esatto cambia caso per caso, quindi anche qui la stima definitiva va fatta con chi tiene la contabilità, non a occhio.

Domande frequenti

Posso inviare la fattura lo stesso giorno dell’operazione invece di aspettare?
Sì, ed è la scelta più diffusa proprio perché elimina ogni calcolo sui 12 giorni. La fattura immediata “vera” — stessa data di documento e di operazione — resta comunque valida.

Se supero i 12 giorni anche di un solo giorno, scatta comunque la sanzione?
Formalmente sì, la violazione si configura appena scade il termine, indipendentemente da quanto sia lieve il ritardo. In pratica, se te ne accorgi subito, il ravvedimento operoso riduce molto l’impatto economico.

Posso usare la fattura differita per un cliente qualsiasi?
No. Serve un DDT (o documento equivalente) per i beni, oppure documentazione che provi la data dell’operazione per i servizi. Senza quella prova, la fattura torna a essere trattata come immediata.

Cosa succede se non riesco a correggere una fattura scartata entro 5 giorni?
Superata quella finestra, la fattura scartata viene considerata come mai emessa dalla data originaria: se a quel punto sei anche oltre i 12 giorni dall’operazione, il ritardo si calcola da quella data, non da quando hai corretto l’errore.

Le regole sono diverse per la Pubblica Amministrazione?
I termini di emissione seguono la stessa logica, ma con la PA entrano in gioco split payment e verifica di conformità dell’ordine, che possono cambiare i tempi pratici di gestione. Se lavori spesso con enti pubblici, conviene approfondire quella casistica a parte.

Le scadenze della fatturazione elettronica, alla fine, si rompono quasi sempre per distrazione più che per ignoranza della norma: una consegna segnata in ritardo sul gestionale, uno scarto notato tardi, una differita usata senza la carta giusta alle spalle. Vale la pena verificare le situazioni dubbie con il proprio commercialista o direttamente sulle FAQ ufficiali dell’Agenzia delle Entrate, soprattutto se il volume di fatture emesse è alto e un errore sistematico rischia di ripetersi per mesi prima di essere notato.

Fonti:

Domenico De Rosa

Giornalista e analista, scrive di economia italiana, innovazione e imprese. Appassionato di tecnologia e finanza, racconta il presente e il futuro delle aziende che fanno muovere il Paese.