Se il Sistema di Interscambio (SdI) ha scartato la tua fattura elettronica, significa che il documento si considera come mai emesso. Per evitare sanzioni, hai a disposizione 5 giorni di tempo dalla data di ricezione della notifica di scarto per correggerla e inviarla nuovamente con lo stesso numero e data.
In sintesi
- Il problema: Una fattura scartata dallo SdI è giuridicamente inesistente.
- La scadenza: Devi variare e reinviare il documento entro 5 giorni consecutivi dalla notifica.
- La soluzione standard: Correggi l’errore formale e rispedisci la fattura con lo stesso numero e data.
- La soluzione alternativa: Se i sistemi gestionali non lo consentono, emetti una nota di variazione interna e crea una nuova fattura con nuovo numero.
Cosa sapere prima: perché lo SdI scarta una fattura elettronica
Quando invii una fattura elettronica, l’Agenzia delle Entrate (tramite il Sistema di Interscambio) effettua dei controlli formali automatizzati. Se il file XML non supera questi controlli, viene generata una notifica di scarto che contiene un codice di errore specifico.
I motivi più comuni includono:
- Codice Fiscale o Partita IVA inesistente o non valida (Errori 00301, 00302).
- Codice Destinatario errato o non coerente con la natura del cliente (es. inserire “0000000” per una Pubblica Amministrazione).
- Errori di calcolo dell’IVA o dell’estensione dei totali (Errore 00422).
- Duplicazione di un file già inviato in precedenza (Errore 00404).
Nota: Le procedure tecniche e i codici di errore possono subire aggiornamenti periodici da parte dell’Agenzia delle Entrate. Consulta sempre il portale “Fatture e Corrispettivi” per gli ultimi tracciati record.
Come fare passo dopo passo: la procedura di correzione
Se ti trovi nei 5 giorni successivi alla notifica di scarto, segui questa procedura standard per rimediare all’errore tramite il tuo software gestionale o il portale dell’Agenzia delle Entrate.
- Identifica il codice di errore: Apri la notifica di scarto ricevuta sulla tua PEC o sul gestionale e individua il codice numerico (es. Errore 00305).
- Correggi l’anagrafica o i dati numerici: Accedi alla bozza della fattura scartata. Modifica il dato errato segnalato dal codice (es. inserisci la Partita IVA corretta del cliente).
- Mantieni invariati numero e data: Non modificare il numero della fattura né la data del documento originario.
- Rigenera il file XML: Salva le modifiche in modo che il software crei un nuovo file XML aggiornato.
- Invia nuovamente allo SdI: Trasmetti il file corretto attraverso il canale abituale (gestionale privato o portale “Fatture e Corrispettivi” accessibile tramite SPID o CIE).
Errori comuni da evitare
- Far passare più di 5 giorni: Superato questo limite, l’invio tardivo viene equiparato a una fatturazione omessa o ritardata, esponendoti a sanzioni amministrative (dal 70% al 120% dell’imposta).
- Emettere una Nota di Credito: Non si può fare una nota di credito per una fattura scartata, poiché per lo Stato quella fattura non è mai esistita.
- Cambiare il numero della fattura nella procedura standard: Se usi lo stesso numero per una fattura inviata oltre i 5 giorni o gestita male, rischi di creare un duplicato o un salto di protocollo interno.
Cosa fare se non funziona
Se il tuo software gestionale non permette di reinviare una fattura con lo stesso numero e la stessa data dopo uno scarto, segui questa procedura alternativa consigliata dall’Agenzia delle Entrate (Circolare 13/E/2018):
- Emetti una nuova fattura con una nuova numerazione (es. se la scartata era la n. 15, emetti la n. 15/bis oppure la n. 16) e la data del nuovo invio.
- Collega i due documenti istituendo un’apposita annotazione nei registri IVA (una “nota di variazione interna” non da inviare allo SdI), specificando che la nuova fattura sostituisce integralmente la n. 15 scartata dal sistema.
Se riscontri blocchi tecnici nell’invio, verifica la validità della tua Firma Digitale (se richiesta per quel tipo di invio, come verso la PA) o lo stato dei server dell’Agenzia delle Entrate.
Alternative o contatti utili
- Assistenza Tecnica Agenzia delle Entrate: Puoi contattare il servizio di assistenza dedicato alla fatturazione elettronica al numero verde 800.90.96.96 (da telefono fisso) o 06.96668933 (da cellulare).
- Portale Fatture e Corrispettivi: Accedi all’area riservata sul sito ufficiale dell’Agenzia delle Entrate per monitorare lo stato reale dei file senza intermediari.
FAQ – Domande Frequenti
Cosa succede se supero i 5 giorni per reinviare la fattura scartata?
Se si superano i 5 giorni, l’invio della fattura viene considerato tardivo. È possibile sanare la situazione spontaneamente prima di un controllo applicando il ravvedimento operoso per ridurre l’importo delle sanzioni applicabili.
La fattura scartata va registrata in contabilità?
No. La fattura scartata non ha alcun valore fiscale o legale. Non deve essere inclusa nelle liquidazioni IVA né registrata nel registro delle fatture emesse.
Come trovo il motivo esatto dello scarto?
Il motivo è sempre indicato all’interno del file di notifica (in formato XML o tradotto in testo dal tuo software) sotto la voce “Descrizione” abbinata a un codice numerico a 3 o 4 cifre.
Giornalista e analista, scrive di economia italiana, innovazione e imprese. Appassionato di tecnologia e finanza, racconta il presente e il futuro delle aziende che fanno muovere il Paese.
