Durante un processo di selezione o nelle fasi propedeutiche all’assunzione, sorge spesso un dubbio frequente sia tra i candidati sia tra i responsabili delle risorse umane: un nuovo datore di lavoro può contattare il precedente datore senza il consenso dell’interessato?
La risposta sintetica e conforme alla normativa sulla protezione dei dati personali (GDPR) è no, di norma non può farlo senza un’idonea base giuridica o senza aver fornito un’adeguata informativa. Il contatto diretto per la richiesta di referenze comporta infatti un trattamento di dati personali che richiede trasparenza e, nella maggior parte delle dinamiche di reclutamento, un’esplicita autorizzazione o il consenso del candidato.
Cosa Significa e Quali Sono le Regole della Privacy nel Reclutamento
La richiesta di referenze o la verifica del percorso lavorativo pregresso rientrano a tutti gli effetti nelle attività di trattamento dei dati personali disciplinate dal Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) e dal Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche).
Quando un selezionatore o un recruiter intende contattare un’azienda presso cui il candidato ha lavorato in passato, sta effettuando un passaggio di informazioni che riguarda la vita professionale del soggetto. Per effettuare questa operazione in modo lecito:
- Informativa Privacy: Il candidato deve essere stato preventivamente informato (tramite l’informativa ex art. 13 GDPR, spesso legata alla ricezione del CV) sulle modalità con cui verranno gestiti i suoi dati.
- Base Giuridica: La semplice ricezione di un CV autorizza la valutazione della candidatura per la posizione aperta, ma non implica automaticamente il diritto di svolgere indagini approfondite presso terzi senza che ciò sia stato specificato o autorizzato.
- Principio di Minimizzazione: Possono essere richieste solo informazioni strettamente pertinenti alla valutazione delle attitudini professionali, escludendo qualsiasi dato sensibile, opinione personale non oggettiva o sfera privata.
Cause Più Comuni di Incomprensioni o Violazioni Privacy
I contatti non autorizzati tra datori di lavoro o le contestazioni relative al controllo delle referenze derivano spesso da prassi consolidate ma non aggiornate agli standard normativi attuali.
- Assenza di una clausola sulle referenze: Il candidato inserisce i nomi dei precedenti datori di lavoro nel CV, ritenendo erratamente che l’azienda interpreti questa presenza come un’autorizzazione automatica al contatto.
- Uso di reti informali di contatto: Il recruiter conosce personalmente un responsabile dell’azienda precedente e richiede informazioni per vie ufficiose (“via breve”), senza tracciabilità e senza il preventivo accordo del candidato.
- Informativa candidatura generica o incompleta: L’azienda che seleziona propone un’informativa sul trattamento dei dati che non include la possibilità di effettuare verifiche presso i precedenti datori di lavoro.
- Scambio di dati eccedenti: Durante il contatto, il vecchio datore di lavoro condivide dettagli non pertinenti (motivi di controversie di lavoro, dettagli personali o valutazioni soggettive), violando le tutele dello Statuto dei Lavoratori (Art. 8, L. 300/1970).
Tabella Operativa: Criticità, Cause e Verifiche
| Errore / Problema | Possibile Causa | Cosa Controllare |
| Contatto informale del vecchio datore | Prassi di selezione informale senza verifica privacy | Verificare se l’informativa o il modulo di candidatura previde l’uso di referenze |
| Rilascio di informazioni negative o riservate | Il precedente datore condivide giudizi personali | Verificare la pertinenza dei dati forniti e l’assenza di violazioni dello Statuto dei Lavoratori |
| Richiesta di referenze bloccata o negata | Mancanza di consenso espresso del candidato | Inserire nel CV una dicitura specifica per autorizzare il contatto di soggetti terzi |
| Contestazione per violazione GDPR | Assenza di tracciabilità della base giuridica | Verificare se il candidato ha firmato una liberatoria per la verifica referenze |
Procedura Passo Passo per Gestire Correttamente le Referenze
Per evitare contesi o violazioni della normativa sulla protezione dei dati, sia le aziende sia i candidati dovrebbero seguire un iter chiaro e trasparente.
Per il Candidato
- Curare la dicitura sul CV: Oltre alla classica autorizzazione al trattamento dei dati personali (es. “Autorizzo il trattamento dei dati personali presenti nel CV ai sensi del Regolamento UE 2016/679”), specificare chiaramente se si autorizza il contatto dei precedenti datori di lavoro per referenze.
- Fornire contatti dedicati: Se desideri mettere a disposizione le tue referenze, inserisci una sezione specifica tipo “Referenze disponibili su richiesta” oppure indica nome, ruolo e contatto del soggetto che ha già espresso la disponibilità a rilasciare un feedback.
- Richiedere chiarimenti sulle fasi del colloquio: Durante la selezione, puoi chiedere quali saranno i passaggi di verifica, precisando se ci sono aziende precedenti che preferisci non vengano contattate prima dell’emissione di una proposta formale.
Per il Selezionatore / Datore di Lavoro
- Predisporre un’Informativa idonea: Assicurarsi che l’informativa fornita ai candidati menzioni chiaramente la possibilità di effettuare controlli sulla veridicità delle dichiarazioni rese e la verifica delle referenze.
- Richiedere il consenso esplicito per il contatto: Prima di effettuare una telefonata o inviare una mail al precedente datore, chiedere conferma scritta o verbale al candidato (ad esempio via e-mail o tramite form dedicato).
- Limitare l’ambito delle domande: Formulazione di quesiti oggettivi e legati alle competenze professionali (es. conferma delle date di impiego, mansioni svolte, ruoli ricoperti), evitando quesiti su aspetti personali, salute o opinioni politiche e sindacali.
Cosa Non Fare
- Non effettuare controlli incrociati “al buio”: Evitare di contattare la società dove il candidato lavora attualmente senza autorizzazione, poiché si rischia di compromettere la sua posizione lavorativa in essere.
- Non rilasciare valutazioni lesive o soggettive: Il precedente datore di lavoro non deve cedere a commenti personali o denigratori; il rilascio di informazioni false o ingiustificate può configurare responsabilità civile o penale.
- Non considerare il silenzio come consenso: Il fatto che il candidato abbia elencato le proprie esperienze lavorative non costituisce un consenso tacito al contatto di ogni azienda citata.
- Non raccogliere dati non pertinenti: Rifiutare o ignorare informazioni relative alla sfera privata o familiare emerse spontaneamente durante la chiamata di referenza.
Quando Rivolgersi all’Assistenza o Verificare Fonti Ufficiali
La materia del reclutamento e della privacy si colloca al confine tra il diritto del lavoro e la protezione dei dati personali. È consigliabile approfondire o richiedere un parere legale/specialistico nei seguenti casi:
- In presenza di clausole di riservatezza (NDA): Se il precedente contratto di lavoro prevedeva accordi di segretezza o non divulgazione, la verifica delle attività svolte deve essere calibrata per non violare tali patti.
- Segnalazione di violazioni della Privacy: Qualora si ritenga che un contatto non autorizzato abbia arrecato un danno o violato la riservatezza, è possibile formulare un interpello al Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) dell’azienda o proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.
- Verifiche nel Settore Pubblico: Nelle procedure di selezione pubblica o concorsuale valgono regole differenti per il controllo della veridicità delle autodichiarazioni (D.P.R. 445/2000), che seguono canali amministrativi specifici e non la semplice chiamata informale.
FAQ Operative
Il nuovo datore può contattare la mia attuale azienda prima dell’assunzione?
No. Contattare l’attuale datore di lavoro senza l’espresso consenso del dipendente è considerato un comportamento scorretto e potenzialmente lesivo, in quanto potrebbe mettere a rischio la posizione lavorativa del candidato prima del perfezionamento del nuovo contratto.
È legale chiedere una lettera di referenze?
Sì, è legale. La lettera di referenze rilasciata volontariamente dal precedente datore di lavoro ed esibita dal candidato rappresenta una modalità sicura e trasparente che rispetta pienamente le tutele della privacy.
Cosa posso fare se un vecchio datore di lavoro rilascia informazioni false su di me?
Se il precedente datore fornisce informazioni non veritiere o lesive della reputazione professionale, l’interessato può agire per la tutela dei propri diritti in sede civile (ed eventualmente penale) e richiedere la rettifica dei dati inaccurati ai sensi dell’art. 16 del GDPR.
L’autorizzazione al trattamento dati sul CV è sufficiente per il controllo delle referenze?
Non sempre. L’autorizzazione generica al trattamento dei dati consente l’esame del curriculum e la gestione della candidatura, ma per il contatto diretto con terzi è prassi raccomandata (e più prudente) richiedere un’esplicita conferma o specificare tale finalità nell’informativa di selezione.
Giornalista e analista, scrive di economia italiana, innovazione e imprese. Appassionato di tecnologia e finanza, racconta il presente e il futuro delle aziende che fanno muovere il Paese.
