Durante un controllo delle referenze in Italia, l’ex datore di lavoro può confermare esclusivamente informazioni oggettive, verificabili e pertinenti al rapporto di lavoro concluso, come le date di inizio e fine contratto, le mansioni svolte e l’inquadramento professionale. Non può rivelare dati personali sensibili, opinioni personali non documentate, informazioni su salute, iscrizioni sindacali o dettagli sulla vita privata. Qualsiasi comunicazione deve avvenire nel rispetto dell’art. 8 dello Statuto dei Lavoratori, del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e delle norme sul divieto di diffamazione.
Cosa significa “controllo delle referenze” nel contesto normativo italiano
Il controllo delle referenze è la fase del processo di selezione in cui un potenziale datore di lavoro o una società di recrtuiting contatta un precedente datore di lavoro per verificare la veridicità di quanto dichiarato nel Curriculum Vitae e valutare l’affidabilità del candidato.
A differenza di quanto avviene nei paesi di tradizione anglosassone, dove la lettera di referenza o la chiamata informale (“background check”) ha un’ampia discrezionalità, nell’ordinamento italiano la procedura è delimitata da tre pilastri legali inderogabili:
- L’articolo 8 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970): vieta espressamente al datore di lavoro di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale.
- Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR – Reg. UE 2016/679): impone che il trattamento dei dati personali (compresa la comunicazione di informazioni a terzi) avvenga secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione.
- Il Codice Penale (Art. 595 – Diffamazione): sanziona chiunque, comunicando con più persone, offenda la reputazione di una persona, incluse le valutazioni professionali arbitrarie o ingiustificatamente denigratorie rese a terzi.
Di conseguenza, l’ex datore non è un soggetto totalmente libero di esprimere pareri personali: ogni sua affermazione deve fondarsi su riscontri oggettivi e attinenti all’ambito lavorativo.
Cause più comuni di irregolarità o attrito
Durante le verifiche sulle esperienze pregresse si possono verificare diverse situazioni problematiche, spesso derivanti da scarsa conoscenza della normativa sulla privacy o da contenziosi irrisolti tra le parti.
- Fuga di dati personali o sensibili: l’ex datore comunica dettagli relativi a periodi di malattia, permessi ex Legge 104, maternità o controversie legali in corso.
- Giudizi lesivi e soggettivi: espressione di valutazioni negative fondate su antipatie personali o aspetti caratteriali privi di riscontro nelle mansioni svolte.
- Contatto senza preventiva autorizzazione: la società di selezione o il nuovo datore contattano l’azienda precedente senza che il candidato abbia fornito il consenso o sia stato informato nell’informativa sul trattamento dei dati.
- Divulgazione delle motivazioni di uscita: condivisione non autorizzata dei dettagli specifici che hanno portato alle dimissioni o alla risoluzione del contratto, specialmente in presenza di accordi di riservatezza (Non-Disclosure Agreement o verbali di conciliazione).
Quadro sinottico delle informazioni comunicabili
| Aspetto / Dato richiesto | Possibile criticità o limite legale | Cosa è consentito/verificabile |
| Date di assunzione e fine rapporto | Nessuna, se l’interessato ha fornito i contatti per la verifica. | Consentito: Conferma delle date esatte di inizio e cessazione del contratto. |
| Mansioni e livello contrattuale | Attribuzione di mansioni differenti da quelle formalizzate nel contratto. | Consentito: Conferma della qualifica e dei compiti effettivamente assegnati. |
| Motivazione delle dimissioni o licenziamento | Rischio di violazione di riservatezza o contenzioso aperto. | Limitato: L’ex datore può indicare la tipologia di risoluzione solo se oggettiva e priva di giudizi di merito. |
| Stato di salute, assenze o permessi | Violazione diretta dell’art. 8 Statuto Lavoratori e del GDPR (dati particolari). | Vietato: Non è possibile comunicare dati relativi a malattie, infortuni o permessi retribuiti. |
| Opinioni personali sulla personalità | Rischio di diffamazione e valutazioni non oggettive. | Vietato: Un parere denigratorio generico non supportato da contestazioni disciplinari formali è illegittimo. |
| Provvedimenti disciplinari | Comunicazione di sanzioni non definitive o non pertinenti. | Molto limitato: Solo se formalmente registrati e se strettamente rilevanti per la mansione tecnica. |
Procedura passo passo per gestire correttamente il controllo referenze
Sia per i candidati che per le aziende che gestiscono le selezioni, un processo tracciabile e trasparente previene violazioni della privacy e spiacevoli contenziosi.
1.Inserimento della clausola informativa nel CV:Fase preliminare candidato.
Il candidato inserisce nel proprio Curriculum Vitae o nella lettera di presentazione una dichiarazione esplicita in cui autorizza il trattamento dei dati personali limitatamente alla verifica delle esperienze lavorative indicate.
2.Fornitura dei contatti referenti specifici:Su richiesta del recruiter.
Anziché lasciare libertà di contattare qualsiasi centralino aziendale, il candidato indica chiaramente i nominativi (es. ex responsabile diretto o responsabile HR) previa comunicazione informale ai soggetti interessati.
3.Invio dell’Informativa Privacy e richiesta consenso:Adempimento nuovo datore/recruiter.
Il selezionatore inoltra al candidato l’Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR, specificando che tra le finalità del trattamento rientra la verifica delle referenze lavorative presso precedenti datori.
4.Conduzione dell’intervista di verifica:Contatto con l’ex datore.
Il selezionatore pone domande esclusivamente incentrate su dati oggettivi: competenze tecniche impiegate, progetti gestiti, puntualità nell’adempimento delle mansioni e inquadramento.
5.Verifica della documentazione ufficiale:In caso di discordanze.
Qualora emergano discrepanze tra le dichiarazioni dell’ex datore e quelle del candidato, l’azienda richiedente invita il candidato a produrre la documentazione ufficiale (es. attestato di servizio, busta paga oscurata nei dati economici o C2 Storico).
Cosa non fare
Per evitare contestazioni sul piano della protezione dati o del diritto del lavoro, è essenziale evitare prassi scorrette ma purtroppo diffuse:
- Non contattare l’attuale datore di lavoro del candidato senza esplicita autorizzazione: questa leggerezza può mettere a rischio la posizione lavorativa in essere dell’interessato.
- Non rilasciare dichiarazioni basate su voci o pettegolezzi aziendali: l’ex datore che risponde alla chiamata deve basarsi esclusivamente sui fascicoli del personale ed elementi documentati.
- Non utilizzare i canali informali o i social network in modo improprio: porre domande private tramite messaggistica privata (es. WhatsApp o chat personali) viola i principi di trasparenza del GDPR.
- Non accettare la richiesta di referenze “anonime”: chi fornisce la referenza deve essere identificabile e consapevole della responsabilità di quanto dichiarato.
Quando rivolgersi all’assistenza o verificare le fonti ufficiali
In presenza di dubbi legali o di condotte scorrette riscontrate durante la selezione, è opportuno fare riferimento a canali ufficiali:
- Garante per la Protezione dei Dati Personali (GPDP): in caso di diffusione illecita di dati personali o sensibili da parte dell’ex datore senza idonea base giuridica, è possibile presentare un reclamo o una segnalazione formale tramite il portale ufficiale (
garanteprivacy.it). - Consulente del Lavoro o Legale specializzato in Diritto del Lavoro: qualora l’ex datore rilasci dichiarazioni false o diffamatorie che abbiano causato la perdita di un’opportunità lavorativa (danno emergente), è raccomandabile richiedere una consulenza legale per valutare eventuali azioni risarcitorie.
- Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL): per verificare la regolarità delle attestazioni di servizio e del fascicolo del lavoratore in caso di mancato rilascio della documentazione d’obbligo.
FAQ operative
L’ex datore di lavoro è obbligato per legge a rilasciare le referenze?
No. Non esiste un obbligo normativo generale che imponga all’ex datore di rispondere alle domande di un reclutatore esterno. Tuttavia, su richiesta del lavoratore, l’azienda è tenuta a rilasciare un attestato di servizio, ovvero un documento neutro che certifica la durata del rapporto di lavoro e la qualifica ricoperta.
Cosa succede se l’ex datore dichiara il falso o diffama il candidato?
Se l’ex datore fornisce informazioni false, denigratorie o lesive della reputazione professionale del candidato, integrando gli estremi della diffamazione (art. 595 c.p.) o del danno ingiusto, il lavoratore può agire in sede civile e penale per ottenere il risarcimento dei danni patrimoniali e d’immagine.
Il candidato ha il diritto di sapere cosa ha detto l’ex datore di lavoro?
Sì. In virtù dell’articolo 15 del GDPR (Diritto di accesso dell’interessato), il candidato può richiedere al potenziale nuovo datore di lavoro l’accesso a tutti i dati personali che lo riguardano raccolti durante la selezione, incluse le note o i report redatti a seguito della chiamata di referenza.
È legale il controllo delle referenze svolto da agenzie esterne di background check?
Sì, a condizione che l’agenzia sia regolarmente autorizzata, operi in qualità di Responsabile del Trattamento dei dati per conto dell’azienda cliente e fornisca al candidato una chiara informativa sul trattamento dei dati prima di avviare qualsiasi verifica.
Giornalista e analista, scrive di economia italiana, innovazione e imprese. Appassionato di tecnologia e finanza, racconta il presente e il futuro delle aziende che fanno muovere il Paese.
