La firma di un nuovo contratto di lavoro deve avvenire prima dell’effettivo inizio dell’attività lavorativa o, al massimo, nello stesso giorno dell’assunzione, tassativamente prima di iniziare il turno. Firmare dopo aver già iniziato a lavorare espone sia il datore di lavoro sia il dipendente a gravi rischi legali e assicurativi. Oggi, questo adempimento avviene sempre più spesso online tramite Firma Digitale (FEA o FEA qualificata) o piattaforme HR dedicate.
In sintesi
- Tempistiche: Il contratto va firmato prima di iniziare l’attività lavorativa.
- Comunicazione obbligatoria: Il datore di lavoro deve inviare il modello Unilav al Ministero del Lavoro entro le ore 24 del giorno precedente l’assunzione.
- Strumenti digitali: È possibile firmare legalmente da remoto tramite Firma Elettronica Avanzata (FEA), Firma Digitale (Feq) con SPID/CIE, o tramite software gestionali aziendali.
- Rischio principale: Lavorare senza contratto firmato configura il “lavoro nero”, con conseguente assenza di coperture INAIL in caso di infortunio.
Cosa sapere prima di firmare il contratto di lavoro
Prima di apporre la propria firma (autografa o digitale), è fondamentale verificare che l’azienda abbia adempiuto agli obblighi di legge e che il documento contenga tutti gli elementi essenziali.
Per legge, l’assunzione deve essere preceduta dalla Comunicazione Obbligatoria (Modello Unilav), che il datore di lavoro deve inviare telematicamente al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali entro le ore 24 del giorno antecedente a quello di inizio del rapporto di lavoro.
Elementi da verificare nel contratto:
- Inquadramento e Mansione: La qualifica e il CCNL applicato.
- Retribuzione: L’importo della RAL (Retribuzione Annua Lorda) o la paga oraria.
- Sede di lavoro e Orario: Full-time, part-time e le modalità di eventuale Smart Working (regolato da accordo separato).
- Periodo di prova: Durata massima stabilita dal CCNL (se non specificato, il periodo di prova non è valido).
Come firmare il contratto passo dopo passo (anche in modalità digitale)
Oggi la maggior parte delle aziende gestisce la contrattualistica in modalità Paperless. Ecco i passaggi standard per perfezionare l’assunzione, sia in modo tradizionale che digitale.
1. Ricezione della bozza e verifica
Richiedi sempre una copia del contratto via email qualche giorno prima della data di inizio per poterla leggere con attenzione.
2. Scelta della modalità di firma
A seconda delle procedure aziendali, la firma può avvenire in tre modi:
- Firma autografa: Di persona presso la sede aziendale o stampando, firmando e scansionando il documento.
- Firma Elettronica Avanzata (FEA): L’azienda invia un link tramite email o SMS. Si accede a una piattaforma (es. DocuSign, Adobe Sign), si visualizza il documento e si firma inserendo un codice OTP (One Time Password) ricevuto sul cellulare.
- Firma Digitale Qualificata (FEQ): Se possiedi un kit di Firma Digitale personale (Aruba, InfoCert, Namirial, ecc.) o utilizzi la firma digitale remota tramite SPID o CIE (Carta d’Identità Elettronica), puoi firmare il PDF in formato P7M o CAdES/PAdES.
3. Invio del documento e ricezione della copia controfirmata
Una volta firmato, il contratto va restituito alle Risorse Umane. L’azienda deve rilasciarti una copia firmata anche dal legale rappresentante.
4. Controllo della propria posizione su Portali Istituzionali
Dopo la firma, puoi verificare l’effettiva regolarizzazione dell’assunzione accedendo con SPID o CIE:
- Al portale Anpr o ai servizi regionali per l’impiego per scaricare la tua Scheda Anagrafica Professionale (SAP).
- Al portale INPS, consultando l’Estratto Conto Contributivo nei mesi successivi.
Errori comuni da evitare
- Iniziare a lavorare “sulla fiducia”: Accettare di iniziare il lavoro con la promessa “firmiamo nei prossimi giorni” è illegale e rischioso.
- Firmare contratti in bianco o retrodatati: Non accettare mai di apporre firme su fogli non compilati o con date alterate.
- Confondere la Lettera d’Impegno con il Contratto: La lettera d’intenti (o impegno all’assunzione) vincola le parti a stipulare il contratto, ma non sostituisce il contratto di lavoro vero e proprio.
- Ignorare il formato della firma digitale: Se firmi digitalmente, assicurati che il software non modifichi la struttura del PDF, altrimenti la firma potrebbe risultare non valida.
Cosa fare se non funziona o se ci sono problemi
Il datore di lavoro rimanda la firma
Se il giorno dell’inizio del lavoro il contratto non è pronto, hai il diritto di non iniziare la prestazione. Se decidi di iniziare comunque, invia una PEC o un’email formale per tracciare la tua presenza in azienda fin dal primo minuto.
Problemi tecnici con la Firma Digitale o OTP
Se la piattaforma HR non invia l’SMS con il codice OTP per completare la firma elettronica:
- Verifica che il numero di telefono comunicato all’azienda sia corretto.
- Controlla la cartella Spam dell’email.
- Se usi la CIE e l’app CieID per firmare, assicurati che lo smartphone abbia l’NFC attivo e che l’app sia aggiornata all’ultima versione.
- Richiedi all’assistenza HR il reset della procedura o l’invio del contratto in formato PDF standard per procedere con firma autografa/scansionata.
Alternative o contatti utili
- Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL): A cui rivolgersi in caso di accertato lavoro nero o irregolarità contrattuali.
- Sindacati (CGIL, CISL, UIL ecc.) e Patronati: Utili per far controllare la bozza del contratto prima della firma e verificare la correttezza dei livelli e della retribuzione.
- Consulenti del Lavoro: Professionisti privati a supporto dei lavoratori per audit contrattuali complessi.
FAQ – Domande Frequenti
Si può firmare il contratto di lavoro il giorno stesso dell’assunzione?
Sì, ma obbligatoriamente prima di iniziare lo svolgimento delle mansioni. La comunicazione Unilav dell’azienda, invece, deve essere già stata inviata il giorno precedente.
Cosa succede se lavoro senza contratto firmato?
Il rapporto di lavoro si considera, per legge, un contratto a tempo indeterminato “di fatto” (salvo prova contraria), ma si è configurati come lavoratori in nero, senza tutele immediate in caso di infortunio INAIL.
La firma elettronica sul contratto di lavoro è legale?
Sì, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) equipara la Firma Elettronica Avanzata (FEA) e la Firma Digitale Qualificata alla firma autografa per i contratti di lavoro.
Posso recedere dal contratto dopo averlo firmato ma prima di iniziare?
Sì, ma dipende dalla presenza di una clausola penale o dalle regole del periodo di prova. Se il periodo di prova decorre dal primo giorno, le dimissioni possono essere rassegnate senza preavviso appena il rapporto ha inizio.
Giornalista e analista, scrive di economia italiana, innovazione e imprese. Appassionato di tecnologia e finanza, racconta il presente e il futuro delle aziende che fanno muovere il Paese.
