Emettere una fattura verso un’altra partita IVA non significa allegare un PDF a una mail ordinaria. L’intero ciclo di vendita tra imprese e professionisti passa per un tracciato XML e un canale di controllo statale che non ammette approssimazioni su formati e tempistiche.
La fatturazione elettronica B2B è il sistema obbligatorio di emissione, trasmissione e ricezione delle fatture tra operatori economici residenti o stabiliti in Italia, veicolato in formato XML tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Un documento non transitato dallo SdI si considera fiscalmente non emesso, esponendo l’emittente a sanzioni amministrative dal 70% al 120% dell’IVA non documentata.
Termini di emissione: fattura immediata e fattura differita
La distinzione tra documento immediato e differito detta il calendario contabile dell’ufficio amministrativo. Sbagliare il conteggio dei giorni comporta violazioni formali o sostanziali che il Sistema di Interscambio registra all’istante, assegnando la data di ricezione come prova certa.
- Fattura immediata: va trasmessa allo SdI entro 12 giorni di calendario dalla data di effettuazione dell’operazione (ossia la consegna del bene o il pagamento del compenso nei servizi). Nel campo
Datadel file XML va inserita la data di effettuazione dell’operazione, non il giorno in cui si clicca invio sul gestionale. - Fattura differita: regolata dall’art. 21, comma 4, lett. a) del D.P.R. 633/1972, si applica quando le cessioni di beni sono accompagnate da DDT (Documento di Trasporto) o per prestazioni di servizi individuabili da idonea documentazione. Va emessa e trasmessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di consegna o prestazione, riepilogando i riferimenti dei singoli documenti di trasporto nei campi appositi del file XML.
Codice Destinatario, PEC e l’abbinamento sul portale “Fatture e Corrispettivi”
Per recapitare una fattura a un cliente servono due elementi tecnici alternativi: il Codice Destinatario (composto da 7 caratteri alfanumerici) o un indirizzo PEC.
Se il cliente non comunica alcun codice, il tracciato XML prevede l’inserimento di sette zeri (0000000). In questo caso, lo SdI recapita la fattura nell’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate del cessionario, mentre l’emittente ha l’obbligo di avvisare la controparte inviando una copia di cortesia (in PDF o cartacea).
Nella pratica il disallineamento nasce spesso quando il cliente cambia fornitore di software e non avvisa i fornitori del nuovo Codice Destinatario. Per neutralizzare questo rischio, ogni partita IVA può registrare il proprio canale telematico preferito nel cassetto fiscale (sezione Fatture e Corrispettivi). Una volta impostato l’indirizzo telematico predefinito, lo SdI recapita i file su quel canale prioritario, ignorando qualsiasi codice o PEC errata indicata dal fornitore nel singolo file XML.
Gestione dello scarto SdI e fatture duplicate
Quando lo SdI rifiuta un file, invia entro 5 giorni una ricevuta di scarto con un codice errore specifico (ad esempio lo scarto 00200 per codice fiscale non valido o 00404 per aliquota IVA incongruente con la natura dell’operazione).
La fattura scartata si considera non emessa a tutti gli effetti. Il cedente ha 5 giorni di calendario dalla notifica di scarto per correggere il dato anomalo e ritrasmettere il documento con lo stesso numero e la stessa data.
Se il gestionale interno non consente di riutilizzare la medesima numerazione senza generare conflitti contabili, l’Agenzia delle Entrate (circolare 13/E/2018) consente due strade:
- Emettere un nuovo documento con un nuovo sezionale o una variante alfanumerica (ad esempio fattura n. 12/R), lasciando nota dell’abbinamento con la precedente scartata;
- Attendere la correzione interna riutilizzando il protocollo originale se il database lo consente.
Non si deve mai emettere una nota di credito a fronte di una fattura scartata dallo SdI: la nota di credito rettifica un documento già esistente per il Fisco, mentre una fattura scartata per lo SdI è un file inesistente.
Operazioni con soggetti forfettari e controparti estere
L’obbligo di fatturazione elettronica interessa la totalità delle partite IVA forfettarie e in regime di vantaggio. Chi riceve una fattura da un forfettario vedrà indicata la quota esente da IVA con il codice natura operazione N2.2 (operazioni non soggette ad imposta) e la dicitura obbligatoria che attesta il regime agevolato.
Per le cessioni e prestazioni verso soggetti non residenti o privi di stabile organizzazione in Italia, la legge permette di inviare la fattura cartacea o telematica extra-SdI, ma impone la comunicazione dei dati tramite il tracciato elettronico per adempiere all’esterometro. In questo scenario:
- Si compila il Codice Destinatario con sette caratteri
XXXXXXX; - Nel campo
Identificativo Fiscaleestero si riporta il VAT number o il codice identificativo locale del cliente; - L’invio allo SdI assolve la comunicazione telematica all’Agenzia delle Entrate ed evita sanzioni da omessa trasmissione di dati transfrontalieri.
Domande frequenti sulla fatturazione elettronica B2B
Cosa succede se invio la fattura oltre i 12 giorni?
Se l’invio tardivo non incide sulla corretta liquidazione periodica dell’IVA, si applica la sanzione fissa da 250 a 2.000 euro per violazione formale (art. 6, comma 2, D.Lgs. 471/1997). Se ritarda il versamento dell’imposta, la sanzione va dal 70% al 120% del tributo.
Come si annulla una fattura elettronica già accettata dallo SdI?
Una fattura recapitata con esito positivo non può essere cancellata o ritirata. L’unico strumento consentito per correggerla o annullarla del tutto è l’emissione di una nota di variazione (nota di credito) in formato XML, indicando gli estremi del documento originario.
La copia di cortesia in PDF ha valore fiscale?
Nei rapporti tra soggetti residenti obbligati allo SdI, la copia PDF o cartacea ha mero valore informativo e probatorio interno. L’unico documento con validità fiscale e civilistica è il file XML firmato e transitato con ricevuta di consegna attraverso il Sistema di Interscambio.
Cosa fare se la fattura risulta in stato di “mancata consegna”?
Significa che lo SdI ha validato il file ma non è riuscito a recapitarlo sul canale del cliente (es. PEC piena o canale non raggiungibile). Il documento è fiscalmente valido ed emesso: bisogna inviare la copia PDF al cliente ricordandogli che l’originale si trova nel suo cassetto fiscale.
Verificare regolarmente la coerenza tra il progressivo di invio del gestionale e le ricevute archiviate su Agenzia delle Entrate – Portale Fatture e Corrispettivi è la misura più sicura per prevenire omissioni contabili silenti prima della chiusura delle liquidazioni periodiche.
Giornalista e analista, scrive di economia italiana, innovazione e imprese. Appassionato di tecnologia e finanza, racconta il presente e il futuro delle aziende che fanno muovere il Paese.
