Nel contesto della digitalizzazione della documentazione legale e amministrativa, la firma digitale riveste un ruolo centrale. In particolare, i documenti in formato PDF (Portable Document Format) sono ampiamente utilizzati per la trasmissione, l’archiviazione e la sottoscrizione elettronica di contratti, atti pubblici e comunicazioni formali.
Tuttavia, non tutte le firme elettroniche sono equivalenti dal punto di vista legale. Esistono infatti diverse tipologie di firma digitale, ciascuna con specifiche caratteristiche giuridiche, tecniche e probatorie. In questo articolo vedremo quali tipi di firma possono essere apposti su un PDF, e quali implicazioni legali comportano.
Le tre categorie di firme elettroniche secondo l’eIDAS
Il Regolamento (UE) n. 910/2014, noto come Regolamento eIDAS, ha uniformato il quadro giuridico europeo in materia di identificazione elettronica e firme elettroniche, stabilendo tre principali tipologie:
- Firma Elettronica Semplice (FES)
- Firma Elettronica Avanzata (FEA)
- Firma Elettronica Qualificata (FEQ o Firma Digitale in Italia)
Vediamole in dettaglio, con riferimento alla loro applicazione pratica su documenti PDF.
1. Firma Elettronica Semplice (FES)
Cos’è
È una firma elettronica non basata su certificati qualificati. Include qualsiasi dato in formato elettronico allegato o connesso a un documento con cui il firmatario intende sottoscrivere. Un esempio classico è l’immagine della firma autografa incollata su un PDF, oppure la firma “grafometrica” apposta tramite tablet.
Valore legale
La FES ha valore legale limitato, e non gode di presunzione di autenticità. Può essere contestata in giudizio e la parte che intende farla valere deve provare l’autenticità e la volontà di sottoscrizione.
Quando usarla
- Documenti interni aziendali
- Accordi informali
- Comunicazioni non vincolanti
Pro e contro
Facilità d’uso
Debole valore probatorio
Facile contraffazione
2. Firma Elettronica Avanzata (FEA)
Cos’è
È una firma che rispetta specifici requisiti di connessione univoca al firmatario, controllo esclusivo, inalterabilità del documento e identificazione certa. Può essere apposta su PDF tramite software dedicati, anche con riconoscimento grafometrico, se conforme ai requisiti tecnici.
Valore legale
La FEA ha pieno valore legale e la sua validità è riconosciuta nei limiti stabiliti dalla legge (art. 20, comma 1-bis, Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD). In caso di contestazione, la prova della firma può essere richiesta, ma è generalmente considerata più forte rispetto alla FES.
Quando usarla
- Contratti tra privati
- Consensi informati in sanità
- Pratiche bancarie
Pro e contro
Maggiore sicurezza e tracciabilità
Valore probatorio medio-alto
Richiede strumenti e software compatibili
3. Firma Elettronica Qualificata (FEQ / Firma Digitale)
Cos’è
È l’unica firma elettronica equiparata per legge alla firma autografa ai sensi dell’art. 25 eIDAS e dell’art. 21 CAD. In Italia è comunemente chiamata “firma digitale”. Richiede un certificato qualificato rilasciato da un certificatore accreditato (QTSP), e l’uso di dispositivi sicuri come token USB, smart card o sistemi remoti con OTP.
Apposizione su PDF
Si appone tramite software come Dike, ArubaSign, Namirial, FirmaCerta, ecc., e genera un file .p7m (firma CAdES) o un PDF firmato digitalmente con busta crittografica PAdES, che preserva l’estensione .pdf.
Valore legale
La firma digitale (FEQ) ha piena efficacia probatoria ed è incontestabile salvo querela di falso.
Quando usarla
- Atti giudiziari
- Documenti pubblici
- Contratti digitali formali
- Rapporti con la PA
Pro e contro
Valore legale massimo
Riconosciuta in tutta l’UE
Richiede dispositivi sicuri e certificati
Ha una durata limitata (rinnovo periodico)
Tabella riepilogativa
| Tipologia di firma | Valore legale | Validità su PDF | Presunzione legale | Esempi d’uso |
|---|---|---|---|---|
| FES (semplice) | Basso | ✅ | ❌ | Comunicazioni interne |
| FEA (avanzata) | Medio | ✅ | ❌ (ma forte) | Consensi informati, HR |
| FEQ (qualificata) | Massimo | ✅ | ✅ | Contratti, PA, atti |
Conclusioni
Per apporre una firma elettronica su un documento PDF, è fondamentale comprendere quale tipologia sia più adatta in base alla finalità, al valore legale richiesto e alle garanzie di sicurezza necessarie.
La firma digitale (FEQ) resta oggi lo strumento più sicuro e riconosciuto nel nostro ordinamento, specialmente in ambito giuridico e nei rapporti con la Pubblica Amministrazione.
Tuttavia, anche le firme FEA e FES possono trovare legittimo impiego, se usate con consapevolezza e nei contesti appropriati.
Fonti normative e giurisprudenziali
- Regolamento UE n. 910/2014 (eIDAS)
- Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005)
- Articoli 20, 21, 25 CAD
- Circolari AgID sulla firma digitale
- Giurisprudenza: Cass. Civ. Sez. II, sent. n. 10266/2022
Giornalista e analista, scrive di economia italiana, innovazione e imprese. Appassionato di tecnologia e finanza, racconta il presente e il futuro delle aziende che fanno muovere il Paese.
